Intervenant: ED

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Objectifs

A l’issue de la formation les stagiaires seront en mesure de :
– Préparer sa réunion en fonction du public,
– D’intégrer et maîtriser les dimensions relationnelles, communicationnelles et comportementales dans la conduite des réunions,
– D’animer les réunions avec assurance, professionnalisme et efficacité.

Public

Tout public.

Pédagogie

Pédagogie active basée  sur l’alternance d’apports méthodologiques, d’ateliers, d’échanges, de jeux de rôle et de mises en situation filmées.
Remise aux participants d’outils permettant l’évaluation des mises en situation et de fiches outils directement exploitable sur le terrain.

Contenu (2 jours)

Resituer la réunion dans un contexte managérial participatif
La réunion, un acte de management participatif et collectif.
La réunion, un outil de la gestion de projet maîtrisée.

Typologies de réunions professionnelles, caractéristiques et objectifs poursuivis
Les points clés et les risques inhérents à chaque réunion
Les signes, indicateurs d’une réunion mal conduite et facteurs explicatifs.
Les critères et indicateurs d’une conduite de réunion efficace.

Préparer une réunion pour en garantir l’efficacité : approche transversale aux différents types de réunions
Adopter une démarche stratégique et de questionnement en amont.
Définir des objectifs de réunion pertinents et des critères et indicateurs d’évaluation.
Définir une structure et une trame de réunion.
Définir des contenus et des supports appropriés à la cible et au contexte.
Organisation matériel et logistique.
Formaliser un ordre du jour et un déroulement.
Définir un temps de réunion.

Définir une stratégie et un style d’animation
Enjeux, risques, contraintes et intérêts des acteurs.
Attentes et degrés d’implication théoriques des participants.
Choisir une posture d’animation adaptée au contexte et public de la réunion.

Techniques d’animation et les conditions d’une dynamique de groupe efficace
Choisir un style d’animation
Les fonctions de l’animateur de réunions
La « valse à trois temps ».
Les clés de la communication en groupe, les techniques d’écoute active, les méthodes de questionnement et techniques de reformulation.
Utiliser le groupe en créant et maintenant une relation de confiance.
Adopter une attitude gagnant/gagnant vis-à-vis du groupe.

Savoir gérer les situations difficiles en réunion
La gestion des profils difficiles en adaptant son style d’animation
Repérer les différents profils des participants, leurs caractéristiques et les comportements associés.
Repérer les objectifs individuels poursuivis, décrypter les jeux d’acteur et les stratégies individuelles.
Identifier les modes de traitements et attitudes requises de l’animateur.

La gestion des phénomènes de groupe
Fonctionnement et degré de maturité des groupes dans le cadre de réunions
Repérer les tensions, réguler le groupe et anticiper certains obstacles et phénomènes de groupe : coalition, conformité, jeux d’acteur et de pouvoir, etc.
Signes de démotivation et phénomènes de résistance individuelle et collective au changement.
Focus sur les mises en situation au cours de la formation

Les réunions d’informations ascendantes
Réunion de recueil d’information
Débriefing
Réunion de recherche et d’analyse de causes
Éléments de contenu : méthode d’animation, approche comportementale, écoute active, méthodologie de recueil et de reformulation du besoins, compte rendu d’atelier, outils de la résolution de problème, métaplan, hiérarchisation des informations, outils et méthodes d’expression du besoin, etc.

La réunion d’information descendante
Réunion de présentation
Réunion « flash »
Éléments de contenu : méthode d’animation, approche comportementale, maîtrise du contenu et de la forme de la réunion, interactivité, structure, etc.

La réunion de résolution de problème
Éléments de contenu : méthode d’animation, approche comportementale, analyse comportementale, imprévus, dysfonctionnement, devoir et système d’alerte, méthodologie de résolution de problèmes, Pareto, diagramme d’Hishikawa, diagramme des affinités, etc.

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